Numim sala de evenimente acel spațiu în care se întâmplă evenimente de business, de la întâlniri între reprezentanții unor companii – chiar și întâlniri la care participă numai două persoane – până la prezentări și conferințe la care participă un număr mai mare de oameni. Spunem că sala de evenimente este cartea de vizită a unei firme pentru că este spațiul care ”vorbește” efectiv despre firma-gazdă, imediat după curtea (dacă există) și holul de la intrare în firma respectivă.
În sala de evenimente pot avea loc atât întâlniri cu angajații firmei (ședințe, training-uri, prezentări de produse noi, interviuri, evaluări etc.), cât și întâlniri cu oameni din afara firmei, clienți, furnizori, potențiali clienți sau furnizori, parteneri de afaceri sau reprezentanți ai statului care vin în control. Indiferent de evenimentul care va avea loc, o sala de evenimente trebuie să fie de la bun început amplasată, proiectată și echipată cu tot ce ar putea fi necesar la un moment dat.
Ce este nevoie să se știe, încă din faza de proiectare, despre sala de evenimente?
În funcție de obiectul de activitate al firmei, de numărul de angajați, de strategia de dezvoltare pe termen lung a firmei, se pot face preconizări privind numărul de întâlniri care pot avea loc periodic (zilnic/săptămânal/lunar/trimestrial/anual) și de numărul de participanți minim și maxim care pot fi prezenți la întâlnirile respective. În funcție de aceste lucruri se poate determina dacă este nevoie doar de o sala de evenimente sau de mai multe, de dimensiuni diferite. Pentru că pot fi mai multe variabile, doar în această primă etapă a fazei de amenajare, este bine să se apeleze la specialiști în domeniul proiectării. Cu ajutorul specialiștilor se vor identifica răspunsuri și la alte întrebări care sunt foarte utile pentru a se evita ulterior reveniri, re-proiectări, re-construcție sau re-amenajare, ceea ce ar putea duce către costuri suplimentare și pierdere de timp, dar și de imagine.
Așadar, iată care sunt principalele puncte care ar trebui clarificate:
- Amplasarea cea mai bună pentru sala de evenimente. Chiar undeva la intrare în sediul firmei, pentru ca invitații să nu fie nevoiți să treacă prin toată firma (sau pe o anumită porțiune)? Sau poate mai în capătul unul hol, invitații putând vedea activitatea angajaților până ajung în sala de evenimente? Sau undeva la un etaj, unde nu sunt birouri în care lucrează angajați? Sunt mai multe variante, niciuna greșită, niciuna corectă. Amplasarea cea mai bună este cea care este cea mai potrivită activității și strategiei firmei respective, de aceea este important să se înceapă discuția despre amplasare de la nevoile firmei (în funcție de planurile sale pe termen lung).
- Design-ul cel mai bun pentru sala de evenimente. Stilul trebuie să fie obligatoriu același sau maxim din aceeași gamă cu stilul de design al întregii firme. Ar fi debusolant pentru invitați ca sala de evenimente să fie una ultramodernă într-un sediu foarte conservator sau să fie foarte colorată într-un sediu în care culoarea predominantă este gri. De aceea este important ca spațiul sau spațiile dedicate întâlnirilor de business să fie de la bun început proiectate o dată cu restul spațiilor firmei. Atât culorile, cât și materialele, stilul mobilierului, podelele, tipul iluminării sau amplasarea plantelor, au o importanță deosebită privind coerența aspectului total al sediului firmei.
- Dimensiunea și numărul de locuri din sala de evenimente. Plecând de la nevoile firmei, poate că s-a identificat că ar fi nevoie de două sau mai multe spații pentru întâlnirile de business, indiferent dacă acestea sunt pentru invitații din afara firmei sau pentru activitățile din interiorul firmei. Dacă nu este necesar (sau poate că spațiul total nu permite) să existe mai multe săli pentru întâlniri, atunci cea care se va amenaja ar trebui să fie destul de versatilă și adaptabilă pentru mai multe tipuri de evenimente. Totuși, ar fi bine să se găsească soluții pentru a exista cel puțin două spații care să poate numele de sala de evenimente. De exemplu, dacă frecvent, sau de mai multe ori, este nevoie de un spațiu pentru 20-30 persoane, ar fi nepotrivit ca o întâlnire a două persoane să se desfășoare într-un spațiu atât de mare. De obicei, întâlnirile a două-trei persoane sunt mult mai frecvente comparativ cu întâlnirile a unui grup mai mare de persoane, de aceea, poate cea mai bună variantă ar fi să existe minim două săli de evenimente. Ne întoarcem și insistăm pe ceea ce trebuie să se analizeze de la început: nevoia firmei în funcție de activitatea și strategia ei pe termen lung.
- Tipuri de aranjări a mobilierului în sălile de evenimente. Cel mai simplu, mai ales pentru o sala de evenimente în care vor avea loc întâlniri de maxim 6-8 persoane, este ca mobilierul să fie compus dintr-o masă ovală/dreptunghiulară și scaune suficiente.
Forma, culoarea și designul general al mobilierului trebuie să fie în concordanță cu tipul de mobilier din restul firmei. Pentru o sala de evenimente cu mai multe locuri, se poate alege din mai multe tipuri de aranjare:
1. Aranjarea în forma ”U” – este foarte potrivită (și cel mai ades abordată) aranjare pentru ședințe în care se fac proiecții, pentru prezentările de produs, training-uri sau workshop-uri. Acest stil de aranjare are avantajul că oferă participanților posibilitatea să interacționeze mult mai bine între ei.
2. Aranjarea în forma ”O” sau ”boardroom” – potrivită pentru ședințe interne din cadrul firmei sau pentru focus-grupuri. Nu este potrivită pentru întâlnirile în care este nevoie să se facă proiecții sau se folosească un whiteboard/flipchart.
3. Aranjarea ”ca la teatru” – potrivită pentru conferințe sau prezentări care nu implică interacțiunea cu auditoriul și nici nu prezintă nevoia de a fi amplasate mese. Acest tip de aranjare oferă posibilitatea ca numărul participanților să fie maxim în sala respectivă.
4. Aranjarea ”ca la școală” – potrivită evenimentelor care au un scop educativ, de exemplu training-urile pentru angajați.
Pe lângă mobilierul adecvat și confortabil, în sala de evenimente este nevoie și de echipamente necesare proiecțiilor sau pentru scriere (whiteboard/flipchart), precum și de mobilier pentru protocol (mai ales în sălile de ședințe sau de training). Pentru ca lucrurile să fie mai ușor de analizat, se poate apela la un Consultant Dezvoltare Profesională care, prin întrebări specifice, ajută la identificarea mai bună a nevoii firmei în privința tipului, mărimii și amplasarea sălii/sălilor de evenimente.
Un alt aspect care nu ar trebui neglijat se referă la amplasarea toaletelor și a locurilor pentru fumat față de sala de evenimente. Acestea ar trebui să se găsească în apropiere, astfel încât invitații să nu fie nevoiți să parcurgă distanțe mari.
La final, dar nu în ultimul rând, nu trebuie uitată necesitatea ca aceste spații, în care au loc diverse evenimente, să fie bine întreținute și curățate imediat după finalizarea unui eveniment, dar și oricând pregătite pentru orice eveniment. Cel mai bine ar fi să aveți un partener de încredere care să se ocupe, pe lângă activitatea de curățenie zilnică la firmă, și de activitatea de protocol necesară într-o firmă care se respectă. Apelați cu încredere la specialiștii Art FM Office Services!
foto: pexels